月に一度の会議を活性化させるためのルール

 

クロスリンク特許事務所(銀座・東銀座・新橋)・弁理士のヤマダです。

はじめに

昨日は弁理士会館に行ってきました。月に一度の中小企業・ベンチャー支援委員会に参加するためです。

ヤマダのグループでは知的財産初心者向けに、ワークショップを取り入れた新しいタイプのセミナーを企画しています。

新しいタイプのセミナーということで、メンバーの先生方からは斬新なアイデアをたくさん出してもらいたいということで、先月も宿題を出しています。

ただ、宿題のデキは今ひとつでした…。明らかに練り込み不足なんですね。

そこで、月に一度の会議を活性化させるために、2つのルールを作ってみました。

原因は中だるみ!

結局、委員会が終わると、しばらくは何もしないんですよね(笑)

委員会の1週間前になって開催通知が届いてから、「あっ!宿題やらなきゃ。」と、慌てて準備を始めるわけです。

これだと、当然、アイデアは練り込み不足になって、せっかくの会議が非効率的なものになってしまいます。

会議を効率化させるためのルール

月に一度とはいえ、皆さんお忙しい中、集まって頂く訳ですから、もっと会議を効率化して有意義なものにしたい!

そこで、今回は以下のルールを設けました。

(1)宿題の期限を「会議の1週間後」と「会議の2週間後」に設定する

委員会が終わって頭がホットな状態のまま、宿題に取り組んでもらうということです。

委員会が終わった後も意識を途切れさせないことで、中だるみを防ぐという効果もありますね。

早めに宿題を提出してもらうことで、次回の会議までにはアイデアが更に練り込まれるということも期待できそうです。

最初は「全ての宿題を1週間以内に提出」にしようと提案しました。

ただ、「ボリュームが多くて、1週間後ではしんどい!」という意見もあって、緊急性が高いものを「会議の1週間後」、そこまでの緊急性がないものや練り込みが必要なものは「会議の2週間後」を期限としました。

(2)googleドライブで情報を共有する

宿題、その他の情報をgoogleドライブ(*1)で共有することにしました。googleの提供しているウェブストレージサービスです。メールで共有するという方法もありますが、情報が分散してしまって一覧性の面でイマイチです。

但し、googleドライブはgoogleのアカウントを持っていないと使えません。Dropbox(*2)など、別のストレージサービスを使う方法もあるでしょう。

今回は、たまたま皆さんgoogleアカウントを持っているということで、googleドライブを使うことにしました。

情報を共有すると他の人の意見が見えるので、自分のアイデアを見直すきっかけにもなり、アイデアの質が上がることを期待できます。

また、他の人が動いてる感を出していると「自分も頑張らないと!」なんて、ゆるいプレッシャーがかかります。グループ全体の作業効率も上がりそうです。

参考サイト

(*1)googleドライブ

(*2)Dropbox

まとめ

実は、分不相応にもグループリーダーを仰せつかっています…(汗)

メンバーの先生方が協力的で、新しいことにも積極的に取り組んでもらえるので、とても助かっています。だんだん、楽しくなってきました!

8月は委員会の全体会合はお休みです。でも、うちのグループは自主開催しますよ!

 

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