仕事を超速で片付ける技術。鈴木進介さん「1分で仕事を片づける技術」出版記念セミナー

中小企業専門・クロスリンク特許事務所(東京都中央区銀座)所長、弁理士の山田龍也(@ta2_ymd)です。

はじめに

9月25日(月)に仕事の効率化に関するセミナーに参加してきました。
10月13日に、新刊「1分で仕事を片づける技術」を出版した経営コンサルタント・鈴木進介先生の出版記念シークレットセミナーです。

仕事の効率化は誰もが直面する課題です。
このセミナーの内容を私が理解した範囲で、自分の解釈も交えつつまとめてみました。

仕事を超速で片付ける技術。鈴木進介さん「1分で仕事を片づける技術」出版記念セミナー

● 年がら年中忙しく、まともに休みを取れない
● 決められたタスクを消化しきれない
● 仕事を先延ばしにしてしまう
● 目前の仕事に手一杯で、将来に向けた取り組みが後回しになってしまう

よくある悩みです。

「仕事が遅い」「もっと仕事を効率化したい」と思っている人は多いでしょう。

(1)仕事が遅い原因

鈴木先生の分析によれば、仕事が遅い原因は、(1)段取り、(2)時間管理、(3)行動、の3つに集約されるそうです。

① 段取り

段取り不足にも拘らずとりあえず動くために、無駄な行動が増える。

② 時間管理

仕事量の見積もりの甘さ、割り込み仕事への対応のまずさによって、時間通りに仕事を終えられない。

③ 行動

とるべき行動が不明確であるために、仕事への着手が遅れる。

(2)仕事を早く終わらせるコツ

鈴木先生から教わった仕事を早く終わらせるコツの中で特に印象に残ったのは、

(1)タスク分解<仕分け>
(2)仕事の絶対量を減らす
(3)作業内容を具体化する

の3つです。

① タスク分解<仕分け>

仕事を大きな塊として捉えるのではなく、一つ一つの作業に細分化するということです。
例えば、「特許の出願書類を作成する」という大きな仕事単位で捉えるのではなく、

● 発明者からヒアリングを行う
● 作成方針を立てる(構成を決める)
● 願書を作成する
● 特許請求の範囲を作成する
● 特許明細書を作成する
● 図面を作成する
● 要約書を作成する

というように作業単位で見るということです。

 

仕事を作業単位に細分化する(仕分ける)ことで、

① 仕事量の見積もりの精度が上がる
② 最優先で処理すべき事項と、先延ばししてもよい事項を見極めることができる
③ 他人に振ってもよい仕事と、自分でやらなければいけない仕事を見極めることができる

というメリットがあります。

 

試しに、「クライアントにトラブル報告書を作成する」という仕事を細分化するというワークをやってみてください。
そして、他の人の結果と比較してみてください。自分の弱点が見えるはずです。

ヤマダの場合は、報告書作成前の部分はかなり緻密にステップを細分化することができていました。
しかし、実際の作成作業の部分の細分化が不十分であるという弱点がありました。

② 仕事の絶対量を減らす

本当に自分がやるべき仕事・作業を見極め、それだけに注力するということです。

例えば、自分の仕事の中に、

① 他の人に振れる作業はないか
② 先延ばしできる作業はないか
③ 完成度を下げてもよい作業はないか

を精査します。
仕事の絶対量を減らすことで、仕事を早く終わらせることができます。

これ以外にも、テンプレート化やシステム化によって作業量を減らすといった方法もあるはずです。

③ 作業内容を具体化する

仕事を作業に細分化したら、作業の目的、期限、内容、完成度を具体化します。
そして、以下の作業を行うことをお勧めします。

a)作業の完遂に必要な事項をリストアップする

(1)で細分化された作業の一つ一つについて、その作業を進めるためには何が必要なのかを考えます。
「目標達成のための目標を考える」ということです。

b)24時間以内に着手することができる作業まで具体化する

仕事を進める上で最もエネルギーを必要とするのが「作業の着手」の部分です。
作業を始めてしまえば自然に転がっていきます。
だから、最も小さい単位まで作業を分解して、できる範囲で手を付けるというのが仕事を早く終わらせるコツなのです。

哲学者のデカルトもこんなことを言っています。

「困難は分割せよ!」

 

着手するのが難しいなら、着手することができるレベルまで小さく分解すればよいのです。

c)完成度6割を目指す

完成度を上げることに固執してしまうと、どうしても作業時間がかかってしまいます。

まずは完成度6割を目指して、1回ドラフトを仕上げてしまう。
その後、そのドラフトを俯瞰して手直ししていく。
一旦完成品を作っておけば、時間がなくなってもそこに戻ればいいわけです。

 

Facebook創業者のマーク・ザッカーバーグもこんな言葉を残していますよ。

「完璧を目指すよりまず終わらせろ」

 

完成度を議論するのは、完成品を作ってからということです。
自戒を込めて。

まとめ

作業の効率化のポイントは、

● タスク分解<仕分け>
● 仕事の絶対量を減らす
● 作業内容を具体化する

の3つです。

効率化にゴールはありませんね。

一つの効率化を達成したら、更に上を目指していかないといけません。
鈴木先生の新刊で更に学んでみたいと思います。

興味を持った人は本屋さんへGO!

セミナー概要

今回の記事は以下のセミナーで教わった内容を元に執筆しました。
鈴木先生ありがとうございました!

『仕事を超速で片づける技術』セミナー

● 日時: 2017年9月25日(月)19:00 – 21:20
● 講師: 鈴木 進介先生(思考の整理家・経営コンサルタント、(株)コンパス代表取締役)

参考サイト

鈴木先生のwebサイトです。

鈴木進介 思考の整理家 Official Web Site

 

鈴木先生の新刊です(10月13日発売)

鈴木進介(著)「1分で仕事を片づける技術」(あさ出版)

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プロフィール

山田 龍也(やまだ たつや)
山田 龍也(やまだ たつや)
ものづくりとブランドづくりの専門家/弁理士/ブロガー。
中小製造業のものづくり、個人事業主のブランドづくりを支援中。
特許・実用新案・意匠・商標の権利取得手続; 知財戦略・商品の差別化戦略の立案; 商品の企画・開発に関するアドバイス; 情報発信を用いたブランディング・マーケティング; が得意。
 

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